采購管理制度

一、總則

為規(guī)范公司原材料的采購供應，特將實施步驟規(guī)范如下：

二、申購及檢驗部門:

（備注：采購，倉庫統(tǒng)稱供應部；工程，車間統(tǒng)稱生技部）

三、采購程序:

1、項目工地操作程序:各項目部申報----經(jīng)項目經(jīng)理(負責人)匯總填制簽認《采購計劃單》（一式三份）------交主管副總（總工）審批------交供應部采購。

2、公司采購操作程序：各部門根據(jù)生產(chǎn)實際情況制訂月計劃并填制《采購計劃單》（一式三份）---報公司總經(jīng)理或車間主任審批——交倉庫核驗——倉庫沒貨需采購者，由倉庫匯總——報供應部采購——供應部、生計部檢驗合格后入庫

3、倉庫、生計部應負責進廠原材料質(zhì)量檢驗、確認。

4、非計劃性采購（突發(fā)事故或生產(chǎn)計劃突然改變而進行的采購）或大宗固定資產(chǎn)采購:

由相關部門填寫《采購單》---報公司總經(jīng)理或分項目經(jīng)理審批---供應部購買---檢驗合格后辦理入庫手續(xù)。

四、入庫：

1、入庫前的檢驗控制程序：

a質(zhì)量檢驗：必須由計劃人，生計部及倉庫管理員共同驗收，凡不合格均不可辦理入庫手續(xù)。否則,根據(jù)情節(jié)對相關人員予以處罰。

b入庫手續(xù)的檢驗：所有材物料入庫時均必須符合以上規(guī)定后方可辦理相應入庫手續(xù)。

2、庫存量的管理方法：

倉庫配合車間核算出常用物資量佳庫存量，保證生產(chǎn)的良性運轉，且保障不占用過多流動資金。

a最低庫存量:最低庫存量到最低限時,由倉庫管理員依實際生產(chǎn)情況上報申購計劃并填寫《采購單》。（車間生產(chǎn)小組長見到主任簽字的作業(yè)通知單后開始備貨。平時每套產(chǎn)品至少備有20套庫存量，氣溶膠至少有200套庫存量。）

b最高庫存量：應根據(jù)生產(chǎn)及倉庫實際情況予以執(zhí)行。

c所有設備常用配件及必備物資應根據(jù)實際生產(chǎn)運行情況以保持最低庫存量。

e.介于產(chǎn)品的特殊性及行業(yè)的特殊要求，主要原材料入庫時配套應有相關的合格證及檢驗報告。

3、倉庫管理員對驗收合格的購進物資辦理入庫手續(xù)。

六、結算程序：

1、采購結算程序：憑核準的《采購申請單》、《入庫單》、購物發(fā)票等憑證財務審核―――公司總經(jīng)理或分項目經(jīng)理審批―――出納辦理結款手續(xù)。

2、合同供應商結算程序：憑驗收入庫單，發(fā)票，由采購員負責辦理結算，經(jīng)財務核準―――分項目經(jīng)理審核―――公司總經(jīng)理或?qū)徟?------交財務入帳按合同約定付款。

3、凡未按此操作程序辦理，財務不得付款。

七、合同管理：

1、對常用物資，做好前期合同評審，如需可與供應商簽訂長期供應合同,采取月結或季結方式結算物資款項，。

2、所有合同應由公司總經(jīng)理或分項目經(jīng)理及供應部主管共同簽訂,并加蓋公司合同章.

3、所有合同均必須加蓋合同專用章。凡未蓋公司合同專用章,則視為草簽協(xié)議，如有問題發(fā)生則公司不負任何責任及對協(xié)議內(nèi)容不予認可。

4、所簽訂合同原件應由供應部門統(tǒng)一編號后,交財務部存檔。

三．供應部（采購、倉庫）崗位職責：

1、負責企業(yè)所有原材物料、輔料、配件、設備、儀器等的市場調(diào)查、采購和購后服務工作。

2、按照《采購管理制度》采購物料。

3、負責原材料、半成品、成品、工具四大的管理；

4、加強內(nèi)外部各種原材物料的信息反饋工作；

5、負責合同評審、采購、服務的歸口管理；

6、建立供應商檔案，對所有采購物料回廠后,造冊登記《物料采購登記表》交供應部備檔以便日后查詢；

7、提交所采購物資產(chǎn)品合格證，檢驗報告等相關資料以配合生產(chǎn)/工程部所需。

8、倉庫保障入庫物資的數(shù)量準確，質(zhì)量合格，按倉儲要求保管在庫物資安全；把控物資的最佳庫存量，保障生產(chǎn)所需。

9、倉庫及時傳遞物料耗用單據(jù)（出庫單），做好與財務信息的及時傳遞。

10、倉庫應好定期、不定期的盤存。月盤存應于每月30號進行。提供倉儲報表（庫存明細表、材料出入庫匯總表，產(chǎn)成品月明細表）三份，經(jīng)與財務部核對后，一份自備,一份送財務部，一份送總經(jīng)理室。每周末根據(jù)庫存情況提供周采購計劃至供應部。

11、倉庫每周根據(jù)庫存情況提供周采購計劃到供應部。

八、相關責任及采購紀律：

1、責任：

a在滿足以上規(guī)定而沒有完成采購任務，責任在采購員。

b因計劃的時間不足或沒有執(zhí)行以上規(guī)定而不能完成采購任務，責任在計劃人。

c屬采購員超計劃采購，則由采購員原價購買。

d屬質(zhì)量問題而不能使用，否則退貨處理，否則由采購員原價購買。如果由計劃人指定，而回廠后不能使用，則由計劃人原價購買

2、紀律

a、任何人不得私下收取客戶回扣，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以除名并扣除一個月薪資。

b、任何人不得收受供應商吃請、賭博及進入娛樂場所，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以除名并扣除一個月薪資。

倉庫管理制度（暫行）

一、倉庫紀律

1、嚴格按照公司規(guī)定的作息時間上下班，做到不遲到、不早退、不曠工；上班時間內(nèi)在各自崗位上盡職盡責，不串崗、不做與工作無關的事情。

2、非倉管員工不得進入倉庫，因工作需要的其它人員經(jīng)請示上級同意后，在倉管員的陪同下方可進入倉庫，任何進入倉庫的人員必須遵守倉庫管理制度。

3、所有人員不得攜帶包裝物品（如手提包、紙袋等）進入倉庫，因工作需要攜帶，在出倉庫時必須接受倉管員或理貨員的檢查。

4、任何人員不得在倉庫內(nèi)吸煙。

5、倉管員工不得將水杯、飯盒、零食等東西帶入到倉庫，更不得在倉庫內(nèi)吃東西。

6、服從上級的工作安排，并按時保質(zhì)保量完成上級交待的任務。

二、貨物保管制度

1、倉管員嚴格參照ISO9000標準要求，規(guī)范倉庫貨物管理。

2、倉管員、必須全面掌握倉庫所有貨物的貯存環(huán)境、堆層、搬運等注意事項，以及貨品配置（包括禮品等）、性能和一些故障及排除方法。倉管員對所有入庫貨物的質(zhì)量進行嚴格檢查和控制。

3、貯存在倉庫的貨物，按照貨物的品牌、型號、規(guī)格、顏色等分區(qū)歸類整理擺放，在貨架上作相應的標識，并制作一個《倉庫貨物擺放平面圖》，張貼倉庫入口處。

4、同類型的貨物，不同批次入庫要分開擺放，發(fā)放貨物時，要按照先進先出的順序原則出庫。

5、嚴格遵照貨物對倉庫的貯存環(huán)境要求（如：溫、濕度等）進行貯存保管，定時對貨物進行清潔和整理。

6、保證倉庫環(huán)境衛(wèi)生、過道暢通，并做好防火、防潮、防盜等安全防范的工作，并學會使用滅火器等工具，每天下班前必須檢查各種電器電源等安全情況。

7、倉管員按照財務要求及時地記錄好所有貨物進出倉庫的賬目情況，每天做好盤點對數(shù)工作，保證賬目和實物一致。

8、倉管員不得挪用、轉送倉庫內(nèi)的任何物品，其他人員需要到倉庫借用貨物，必須經(jīng)過本部門負責人在借條上批準后才能讓其借走。

三、貨物進出倉庫的規(guī)程

1、嚴格執(zhí)行倉庫的貨物進出倉的運作流程，確保倉庫區(qū)域的貨物的貯存安全。

2、倉管員在接到入庫通知時，按照入庫單與交貨人員做好貨物清點交接工作，并在入庫單上簽字確認。

3、倉管員在接到出庫通知時，按照調(diào)撥單與提貨人員做好貨物清點交接工作，并要求提貨人員在出庫單上簽字確認。

四、倉庫與相關部門的銜接

1、做好定期不定期盤存，做到賬實相符。

2、每月30日定期盤存，報送盤存報表至財務。

3、出入庫原始單據(jù)及時傳遞，保障財務信息處理及時準確。

財務管理制度（暫行）

一、財務工作管理

（1）會計年度自本年1月1日起至12月31日止。

（2）會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料必須真實、準確、完整并符合會計制度的規(guī)定。

（3）財務工作人員辦理會計事項，必須填制或取得原始憑證，并根據(jù)審核所需原始憑證編制記賬憑證。會計、出納員記賬,均必須在記賬憑證上簽字。

（4）公司財務部專人定期對各項財務工作進行財務清查時，賬本記錄應與實物款項相符。

（6）每月10日前編制財務報表經(jīng)財務總監(jiān)審核簽認后上報公司。

（7）對公司內(nèi)外資金運作實行會計監(jiān)督，對不真實，不合法的原始憑證，不予受理簽字。

（8）對記載不準確不完整的原始憑證予以退回。

（9）如發(fā)現(xiàn)賬本記錄與實物、款項不符時，應查明原因。并及時書面報告總經(jīng)理。財務部無權自行處理。

二、會計檔案管理：

（1）會計憑證、賬本、報表、文件及其他重要文檔均應歸檔保存。

（2）憑證應按月、按編號順序每月裝訂成冊,標明月份、季度、年份、起止時間、號數(shù)、單據(jù)張數(shù)、由會計及相關人員簽字蓋章（包括制單,審核,記賬主管）后歸檔保存。

（3）所有財務報表分月、季、年報，按時歸檔，并分類填制目錄。

（4）非財務人員不得隨便查閱、拷貝、摘錄會計檔案及財務軟件、系統(tǒng)或攜帶外出，如因特殊情況需要，均須由總經(jīng)理批準。

三、會計電算化的管理:

（1）財務電腦由財務人員操作使用,保證系統(tǒng)的正常運行管理，明確權責關系。

（2）建立嚴格的審核制度，對輸入前的會計傳票和輸入后登賬前的會計數(shù)據(jù)進行嚴格的審核。

（3）建立會計軟件和會計數(shù)據(jù)的安全保密制度，制定防范計算機病毒的措施。

（4）加強會計數(shù)據(jù)的管理，建立會計數(shù)據(jù)備份及恢復制度。

（5）加強對電腦設備的管理，并指定專人負責。

四、財務盤點的管理:

（1）月盤點:財務部在每月30日盤點原料/半成品/成品,其它資產(chǎn)盤點后將真實數(shù)據(jù)填寫盤點表報公司。

（2）盤點分為定期與不定期盤存兩種。公司領導認為必要時可隨時進行不定期抽查盤點。

五、內(nèi)部審計稽查管理:

（1）由總經(jīng)理直接安排審計工作。

（2）設兼職內(nèi)部審計機構和人員，負責對公司各部門的審計稽查工作。

（3）公司每年進行一次年度例行審計。

（4）必要時經(jīng)公司批準，可隨時對所屬企業(yè)進行專項審計稽查。

A公司的采購、銷售、成本核算、現(xiàn)金管理及財務操作情況;

B公司的實物、憑證、賬冊、有關文件和資料的完整性、真實性及會計報表；

C公司所提出的財務收支計劃、投資和經(jīng)費的預算，信貸計劃;

D經(jīng)濟合同的真實性和執(zhí)行情況,以及經(jīng)濟效益;

E公司基建工程項目的預算/執(zhí)行、成本的真實性和經(jīng)濟效益;

F公司的資金、財產(chǎn)的完整安全情況;

G固定資產(chǎn)報廢的合理性;

六、財務人員離、上任交接的管理：

（1）調(diào)動工作或者離職，必須與接管人員辦清交接手續(xù)后，由公司財務部指派專人監(jiān)交,必要時總經(jīng)理可直接委派專人監(jiān)交。

（2）財務人員因工作調(diào)動或因其他原因離職的，必須在離職以前與接替人員辦理好會計交接手續(xù)。否則，不得離職。

（3）財務人員離職必須提前一個月向行政人事部遞交申請離職報告，并在規(guī)定的期限內(nèi)辦理會計移交手續(xù)，接替人員接管移交工作，辦理未了事項。否則，視作自動離職處理。

（4）財務人員辦理移交手續(xù)前，須辦理應了事項，書面報告未了事項，編制移交清冊，并在會計賬簿的最后一筆余額后劃線加蓋印章。

（5）移、接交人員須按移交清冊，逐項移交，核對總賬，做到賬證、賬表、賬實一致，不一致的由移交人負責，書面說明原因。

（6）交接完畢，交接雙方和監(jiān)交者要在移交清冊上簽名，并注明清冊頁數(shù)、各自職務、移交接日期，移交清冊一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，一份留公司財務部存檔。

（7）凡移交時存在未了事項或遺留問題的，在問題未解決清楚或解決之前移交者不得離任。

（8）在以上事項未解決之前，行政人事部門不予辦理調(diào)、離手續(xù)。

（9）會計手續(xù)移交后，接替人應繼續(xù)使用移交的賬簿，不得另立新賬，以保持會計核算的連續(xù)性。若會計業(yè)務有違反《會計法》，財經(jīng)紀律等問題，屬移交前事項應由原移交人負責。移交人須向接管人詳細介紹財務環(huán)節(jié)的全部工作，重大財務收支，會計、出納、倉管情況。

（10）離職人員必須遵守職業(yè)道德，嚴守原單位的商業(yè)秘密，包括公司的經(jīng)營決策和重大舉措，否則，應承擔相應的責任，嚴重的承擔法律責任。

七、財務人員違規(guī)處罰辦法：

（1）凡出現(xiàn)下列情況的財務人員，予以嚴重警告并根據(jù)《管理條例》予以處罰。

A超出規(guī)定范圍、限額使用現(xiàn)金，或超出公司規(guī)定的資金留存現(xiàn)金者；

B給不符合財務操作秩序或規(guī)定的憑證予以簽認或支付款項者；

C未經(jīng)核準、審批、簽認，擅自支付、挪用、借與他人現(xiàn)金者；

D保留賬外款項或?qū)⒎猪椖靠铐椧载攧杖藛T個人名義儲蓄方式存入銀行者；

E在執(zhí)行公司各項財務管理監(jiān)督檢查等過程中出現(xiàn)嚴重疏漏,徇私等情況者;

（2）違反本規(guī)定條款認定的情形之一者，財務人員應予以辭退并據(jù)情節(jié)輕重予以扣罰薪資1-3倍，情節(jié)嚴重者追究刑事責任。

A嚴重違反公司財務制度，并造成財務工作嚴重混亂者；

B偽造、變造、謊報、毀滅、隱匿會計憑證，會計賬務等者；

C利用職務便利，非法占有或虛報冒領，騙取公司利益的；

D弄虛作假、營私舞弊、非法謀私、泄露公司財務秘密，擅自外挪公司財務軟件及貪污挪用公司款項者；

E工作范圍內(nèi)發(fā)生嚴重失誤或因玩忽職守，致使公司利益遭受損失者；

F有其他嚴重瀆職行為者。

八、貨幣/資金/支票/資產(chǎn)的管理規(guī)定：

（1）會計和出納職責分工制度:

在財務部專門設置專職出納員，負責辦理貨幣資金（現(xiàn)金、銀行存款）的收付業(yè)務。會計不得兼任出納。出納不得兼任其它財務工作，除登記現(xiàn)金、銀行日記賬外，不得保管憑證和其它賬目。

（2）控制現(xiàn)金的使用范圍:

按照國家現(xiàn)金管理規(guī)定，庫存現(xiàn)金只能用于工資性支出，個人勞保支出，差旅費，零星開支、備用金及銀行結算金額起點以下的小額款項，現(xiàn)金庫內(nèi)只允許留現(xiàn)金在5000元以下，所有現(xiàn)金必須于每日下班前全部交銀行賬戶。其它特殊情況使用現(xiàn)金需經(jīng)總經(jīng)理批準。

（3）付款審批和支票的簽發(fā):

②公司支票由出納員負責保管及使用;所有支票的使用必需由公司指定使用.

③作廢的支票，須蓋"作廢"印記，粘貼于該同一號碼的存根上.

④每次使用后，出納員應即查對當日簽發(fā)的支票存根，并將金額總數(shù)記在存根最后一張背面，核對與銀行存款科目簽發(fā)總數(shù)是否相符，同時查點尚未使用的空白張數(shù)是否相符。

（4）現(xiàn)金庫存限額和銀行結算管理:

按日常3-5天開支的現(xiàn)金需要量核定現(xiàn)金庫存限額，不得超過，不得以白條抵庫。企業(yè)單位間的經(jīng)濟往來，應通過銀行進行轉賬結算；不準出借銀行賬戶和套取現(xiàn)金。

（5）現(xiàn)金、銀行存款日記賬和結賬:

現(xiàn)金日記賬按幣種設置，銀行存款日記賬要按賬號分別設置，每日要結出余額。庫存現(xiàn)金的賬面余額要和實際庫存現(xiàn)金每日核對相符，銀行存款賬面余額要由會計每月與銀行對賬單核對，調(diào)節(jié)相符。

（6）公司報表管理規(guī)定:

每月10日前財務主管負責向總經(jīng)理辦報送相關財務報表，包括《資產(chǎn)負債表》、《損益表》、《現(xiàn)金流量表》、《往來明細表》、《費用明細表》、《材料、成品庫存表》、《固定資產(chǎn)明細表》、《辦公用品耗用表》等，各生產(chǎn)部門、各施工工地負責人負責報送《生產(chǎn)進度表》或《安裝進度表》等。

九、固定資產(chǎn)的管理:

公司所有機械設備/房產(chǎn)/汽車/電器儀表/工具等屬公司的固定資產(chǎn)均必須做好登記管理工作,未經(jīng)總經(jīng)理審核簽字批準，不得出租外借或做報廢處理.

十．財務部操作程序及執(zhí)行標準:

1、財務借支手續(xù)：

（1）借款:財務部領取《借款單》填寫好該憑證→本部門主管同意簽認→總經(jīng)理審批→會計審核→出納審核借支。

（2）借款出差人員必須于返回后二天內(nèi)到財務辦理報銷手續(xù)，（如遇特殊情況延期報銷者，必須經(jīng)過總經(jīng)理或財務總監(jiān)批準簽字）如兩天內(nèi)未結清欠款或未辦理報銷手續(xù)者，財務有權從其當月薪資中扣除。

（3）凡已有財務借支者必須結清遺留借款后,才能再次辦理借支,否則,財務拒絕付款。

（4）禁止私人借款，如因特殊原因確需私人借款時必須報總經(jīng)理批準簽認后方可依本條第一款予以辦理財務借支手續(xù).

（5）禁止外單位借款.

（6）如因公司往來業(yè)務發(fā)生借資,必須由總經(jīng)理批準并寫出書面擔保簽認.

2、報銷手續(xù)的規(guī)定：

（1）員工報銷手續(xù):持有效單據(jù)于事務結束二日內(nèi)到財務會計處填寫<報銷憑證>，由部門主管簽字確認→財務人員（包括財務負責人、主管會計）核準簽字→總經(jīng)理審批→出納員核準后簽字報銷。上述相關財務人員因特殊原因未能簽字，由財務負責人根據(jù)實際情況決定是否支付。

工程項目管理

1、 首先項目立案，工程部出具工程概預算。

2、 中標簽合同，合同原件及預算分項明細交財務一份.

3、 人員進場，物資申購。（項目經(jīng)理依工程時度報采購計劃）

4、 現(xiàn)場施工，項目經(jīng)理全面負責工程質(zhì)量、安全、進度等。

5、 財務對工程費用事中監(jiān)控、核算。

6、 進度工程量及時向甲方報批，工程款項催收。

7、 項目決算，最終盈虧分析。

8、 制作工程業(yè)績。